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España arrastra uno de los periodos medios de pago más altos de la Unión Europea: en torno a 80 días, muy por encima del máximo de 60 días que fija la Ley de Morosidad y de la media comunitaria. El Gobierno acaba de aprobar el Real Decreto de factura electrónica B2B obligatoria, la norma que desarrolla técnicamente la obligación —anunciada hace tiempo, pero pendiente de concreción— de que las empresas y autónomos se facturen entre sí en formato electrónico estructurado. Si tu negocio emite o recibe facturas de otras empresas, esta norma te afecta directamente, y conviene entender ya qué cambia, cuándo y qué tiene que ver —y qué no tiene que ver— con Verifactu.
Qué aprueba el nuevo Real Decreto sobre facturación electrónica B2B
El real decreto define la factura electrónica como un fichero estructurado de lectura automatizada, es decir, no basta con un PDF: la factura debe generarse en un formato que los sistemas informáticos puedan leer, procesar e intercambiar sin intervención manual. La norma introduce además una obligación nueva y con mucho recorrido práctico: informar del estado de cada factura a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo su aceptación por parte del destinatario y la fecha efectiva de pago.
Esa trazabilidad completa —emisión, aceptación, pago— es la pieza central de la norma. Al quedar registrado electrónicamente cuándo se emite, se acepta y se paga cada factura, las empresas ganan visibilidad real sobre sus cobros y pagos pendientes, y la Administración obtiene por primera vez una forma de monitorizar de manera sistemática si se están respetando los plazos legales de pago entre empresas.
Diferencia con Verifactu (no es lo mismo)
Es habitual mezclar esta obligación con Verifactu, y conviene separarlas con claridad porque responden a normas y finalidades distintas. Ya dedicamos un artículo en detalle a esa otra obligación en «Más allá del titular: las claves ocultas de Verifactu que debes conocer», así que aquí solo marcamos la frontera entre ambas:
- Verifactu regula el software de facturación: exige que los programas que usan empresas y autónomos generen registros de facturación seguros, inalterables y, en su caso, remitidos a la Agencia Tributaria en tiempo real. Su objetivo es luchar contra el fraude fiscal y el «software de doble uso» que permite ocultar ventas.
- La factura electrónica B2B obligatoria —la norma de la que habla este artículo— regula el formato y el intercambio de las facturas entre empresas: exige que sean ficheros estructurados, interoperables entre plataformas, y que informen del estado de cobro. Su objetivo declarado es combatir la morosidad comercial, no el fraude fiscal.
En la práctica, muchas empresas tendrán que cumplir las dos obligaciones a la vez, con sistemas que además deberán poder hablar entre sí: el software de facturación conforme a Verifactu genera la factura, y esa factura, en su intercambio con otra empresa, deberá además cumplir el formato estructurado y el reporte de estado que exige este nuevo real decreto.
¿A quién afecta y desde cuándo?
El real decreto desarrolla el artículo 12 de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y se alinea con la estrategia europea de digitalización del IVA, la iniciativa VIDA de la Comisión Europea, lo que da una idea de que esta obligación no es una moda pasajera sino una tendencia normativa europea a medio plazo.
La entrada en vigor es escalonada, pensada para dar más margen a las empresas más pequeñas:
- Un año de plazo para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros.
- Dos años de plazo para el resto de empresas y autónomos.
Un matiz importante: esos plazos no empiezan a contar desde la publicación de este real decreto, sino desde la publicación de la orden ministerial de Hacienda que todavía debe regular los aspectos técnicos de la solución pública. Es decir, ya sabemos las reglas del juego, pero el pistoletazo de salida definitivo llegará con esa orden ministerial, que conviene vigilar de cerca en los próximos meses.
Requisitos técnicos y de protección de datos en la factura electrónica
Para intercambiar facturas electrónicas, las empresas podrán optar por dos vías:
- Plataformas privadas de facturación electrónica, que la norma obliga a estar interconectadas entre sí, precisamente para que ninguna empresa se vea forzada a adherirse a la plataforma que use su cliente o proveedor.
- La solución pública y gratuita que desarrollará la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), accesible para cualquier empresa o autónomo que prefiera no contratar un proveedor privado.
Desde la óptica de protección de datos, una factura no es un documento neutro: contiene nombre, NIF o DNI, dirección y, en el caso de autónomos personas físicas, datos que identifican directamente a una persona. Cuando la emisión, el intercambio o el archivo de esas facturas pasa por una plataforma privada, esa plataforma actúa como encargada del tratamiento y debe existir un contrato conforme al artículo 28 del RGPD que la vincule contigo, con medidas de seguridad adecuadas y, si aplica, garantías sobre dónde se alojan esos datos. Además, la nueva obligación de informar del estado de cobro implica que estos sistemas tratarán información adicional —quién ha aceptado o pagado qué factura y cuándo— que también debe incorporarse a tu Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y respetar los plazos de conservación fiscal y contable habituales.
Pasos para adaptar tu empresa a tiempo
Aunque el plazo parezca lejano, dos años pasan rápido cuando hay que cambiar sistemas de facturación conectados a contabilidad, CRM y proveedores. Estas son las acciones que conviene ir planificando ya:
1. Audita tu sistema de facturación actual
Comprueba si tu software emite ya facturas en formato estructurado (Facturae, UBL o similar) o si sigue generando solo PDF. Habla con tu proveedor de software para conocer su hoja de ruta de adaptación.
2. Decide entre plataforma privada o solución pública AEAT
Valora si te interesa contratar una plataforma privada —con más funcionalidades, pero con un contrato de encargado de tratamiento que revisar— o esperar y utilizar la solución pública gratuita cuando esté disponible.
3. Actualiza tus contratos de encargo de tratamiento
Si optas por una plataforma privada, asegúrate de firmar o actualizar el contrato del artículo 28 RGPD con ese proveedor antes de empezar a intercambiar facturas a través de su sistema.
4. Revisa tu Registro de Actividades de Tratamiento
Incorpora el tratamiento de datos de estado de facturas (aceptación, pago) a tu RAT y valora si necesitas actualizar tu política de privacidad para reflejar este nuevo flujo de información.
En DataIbérica ayudamos a pymes y autónomos a revisar sus contratos de encargo de tratamiento y su Registro de Actividades de Tratamiento antes de que la adaptación a la factura electrónica B2B se convierta en una carrera contrarreloj. Si quieres empezar a prepararte con calma, contacta con nosotros y analizamos tu caso.
Fuente principal: elDerecho.com — «Aprobado el Real Decreto de factura electrónica».
