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La transparencia retributiva ha dejado de ser una buena práctica opcional para convertirse en una obligación legal con fecha límite. La Directiva (UE) 2023/970, que los Estados miembros deben transponer antes de junio de 2026, obliga a las empresas a abrir sus políticas salariales al escrutinio de la plantilla y de sus representantes. El problema es que esa transparencia choca de frente con otro principio igual de exigible: el RGPD prohíbe tratar datos personales —y el salario lo es— más allá de lo estrictamente necesario para la finalidad perseguida.
El resultado es un equilibrio incómodo que muchas empresas todavía no han resuelto bien: hay que informar sobre retribuciones sin que esa información permita señalar, aunque sea indirectamente, cuánto cobra una persona concreta.
Qué exige la Directiva 2023/970 sobre transparencia retributiva
La Directiva europea impone varias obligaciones que antes eran voluntarias u ocasionales:
- Informar a las personas candidatas del salario o del rango salarial antes de la entrevista, sin que puedan preguntarles por su historial retributivo previo.
- Reconocer a toda la plantilla el derecho a solicitar información sobre los niveles retributivos medios, desglosados por sexo, para categorías de trabajadores que realicen el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.
- Obligar a las empresas de cierto tamaño a publicar informes periódicos sobre la brecha salarial de género, con medidas correctoras si esa brecha supera el 5 % y no está justificada por criterios objetivos.
En España, buena parte de este terreno ya estaba cubierto por el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y por el Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, que obliga a todas las empresas —sin importar su tamaño— a llevar un registro retributivo. La directiva europea eleva el listón y añade la dimensión de transparencia activa frente a candidatos y trabajadores.
El límite clave: el registro no debe permitir identificar el sueldo individual
Aquí es donde entra el RGPD. El propio RD 902/2020 ya establecía, en su artículo 6, que cuando un grupo profesional u ocupación esté formado por menos de seis personas, los datos retributivos del registro no se desagregarán por sexo si eso permite identificar la retribución de una persona concreta. Es una aplicación directa del principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) RGPD: la finalidad legítima es detectar y corregir discriminación salarial, no exponer nóminas individuales.
El error habitual es tratar el registro retributivo como una simple hoja de cálculo con nombre, categoría y salario bruto, accesible a la representación legal de los trabajadores sin ningún filtro. Aunque la ley obliga a facilitar el registro a la RLT, esa obligación de transparencia no anula la de proteger los datos: el registro debe construirse ya agregado y anonimizado por diseño, no “limpiarse” a posteriori cuando alguien lo pide.
Qué dice la jurisprudencia (caso Ericsson) sobre este equilibrio
El Tribunal Supremo ha tenido ocasión de pronunciarse sobre este conflicto en la conocida como sentencia del caso Ericsson (STS 1302/2024), a raíz de una demanda de CGT que reclamaba acceso a datos retributivos más desagregados de los que la empresa facilitaba a la representación sindical. El Alto Tribunal recordó que el derecho de información salarial de la RLT no es absoluto y debe cohonestarse con la protección de datos de cada trabajador, avalando que el registro se mantenga agregado por grupos cuando desagregarlo más permitiría, aunque fuera por deducción, identificar la retribución de una persona concreta.
La sentencia respalda expresamente el criterio del artículo 6.a del RD 902/2020: la desagregación por sexo dentro de cada grupo profesional cede ante la protección de la identificabilidad individual cuando el grupo es reducido. El Tribunal deja claro que la finalidad del registro retributivo es detectar posibles discriminaciones salariales de forma agregada, no individualizar el sueldo de cada trabajador, un límite que las empresas deben tener presente al diseñar sus propios registros y, sobre todo, al decidir qué información entregan cuando alguien la reclama.
Cómo diseñar un registro salarial conforme al RGPD
Para construir un registro retributivo que cumpla a la vez con la normativa laboral y con el RGPD conviene seguir varias pautas:
- Agrupar por categoría o grupo profesional y sexo, nunca por nombre y apellidos en el documento que se comparte con la RLT.
- Aplicar un umbral mínimo de personas por grupo (la propia normativa fija la referencia en seis) antes de desagregar cualquier dato por sexo.
- Documentar la base jurídica del tratamiento (obligación legal, artículo 6.1.c RGPD) y limitar el acceso a quien realmente lo necesite: RRHH, dirección y representación legal de los trabajadores en el marco de sus funciones.
- Revisar el registro cada vez que cambie la plantilla, porque un grupo que hoy tiene ocho personas puede quedarse en cuatro tras varias bajas, y entonces debe dejar de desagregarse por sexo.
- Formar a quien elabora el registro en criterios de anonimización, porque el error casi nunca es de mala fe sino de desconocimiento técnico.
Errores frecuentes de las pymes al publicar datos retributivos agregados
En la práctica de asesoramiento a empresas nos encontramos de forma recurrente con los mismos fallos:
- Publicar medias salariales de grupos con una sola persona de un sexo determinado, lo que convierte la “media” en el dato individual exacto.
- Compartir el archivo Excel original —con nombres y sueldos brutos— en lugar de generar previamente una versión agregada solo para la RLT.
- No revisar el registro tras reestructuraciones, fusiones de categorías o salidas de personal, dejando grupos por debajo del umbral de seguridad.
- Confundir la obligación de transparencia frente a candidatos (rango salarial del puesto) con la obligación de mantener el registro retributivo interno, tratando ambos documentos con el mismo nivel de detalle.
En resumen: la transparencia retributiva que exige la Directiva 2023/970 y que ya venía anticipando nuestra normativa interna no es incompatible con el RGPD, pero exige diseño previo. El registro salarial debe nacer agregado, con umbrales de anonimización claros y accesos limitados, y la jurisprudencia del Tribunal Supremo en el caso Ericsson confirma que ese equilibrio —informar sin identificar— es exactamente el que la ley espera de las empresas.
Si tu empresa necesita revisar su registro retributivo o adaptarlo a la Directiva 2023/970, en Dataibérica podemos ayudarte a diseñarlo conforme al RGPD antes de que sea la inspección de trabajo o la AEPD quien te lo señale.
Fuente principal: elDerecho.com — «La protección de datos en las relaciones laborales».
