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Cuando unos padres se separan, es habitual que el colegio de los hijos necesite conocer determinados aspectos del convenio regulador o de la sentencia de divorcio: quién tiene la custodia, quién puede recoger al menor, si existen restricciones de comunicación con alguno de los progenitores. El problema es que, hasta ahora, la forma más común de acreditar esa información ha sido entregar al centro escolar una copia completa de la sentencia o del convenio, un documento que contiene muchísimos más datos —a menudo sensibles— de los que el colegio necesita realmente.
Unas nuevas directrices, impulsadas conjuntamente por el Consejo General del Poder Judicial, la Agencia Española de Protección de Datos y los despachos especializados en derecho de familia, buscan poner fin a esta práctica y establecer un criterio claro de minimización.
El acuerdo entre el CGPJ, la AEPD y los abogados de familia
La iniciativa parte de un diagnóstico compartido: los juzgados de familia, los colegios y los propios progenitores llevan años resolviendo esta cuestión de forma poco homogénea, cada juzgado y cada centro escolar a su manera, sin un criterio común sobre qué información es realmente necesaria y cuál debería quedarse fuera de cualquier documento que salga del ámbito judicial.
El acuerdo entre el CGPJ, la AEPD y los profesionales del derecho de familia busca precisamente eso: fijar unas pautas comunes para que los juzgados puedan expedir certificaciones o testimonios parciales, limitados a los extremos que un tercero —en este caso, un colegio— necesita conocer, en lugar de obligar a entregar la resolución judicial completa.
Qué datos de menores NO deberían entregarse íntegros a terceros
Una sentencia de divorcio o un convenio regulador completo puede incluir, además del régimen de custodia y visitas, información como:
- Detalles económicos de la pensión de alimentos y del reparto de gastos entre los progenitores.
- Motivos y circunstancias personales, familiares o incluso relativas a la salud, que hayan sido relevantes para la decisión judicial.
- Datos de otros hijos o familiares que no tengan ninguna relación con el centro escolar al que se entrega el documento.
- Domicilios completos, situación laboral o patrimonial de los progenitores.
Ninguno de estos datos resulta necesario para que un colegio sepa, por ejemplo, quién está autorizado a recoger al menor a la salida de clase o si existe una orden que restrinja el contacto de uno de los progenitores. Entregar el documento íntegro implica un tratamiento de datos personales —y en ocasiones de categorías especiales— que excede claramente la finalidad perseguida.
El principio de minimización aplicado a sentencias y convenios reguladores
El criterio que subyace a las nuevas directrices no es nuevo en materia de protección de datos: es la aplicación directa del principio de minimización del artículo 5.1.c) RGPD, que exige que los datos tratados sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan.
Lo novedoso es que este principio, habitualmente aplicado en el ámbito empresarial, se traslada ahora de forma explícita al funcionamiento de los juzgados de familia: en lugar de que cada progenitor tenga que fotocopiar y entregar la sentencia completa allí donde se le requiera, los juzgados podrán emitir documentos parciales —certificaciones o testimonios— que recojan exclusivamente los extremos relevantes para el destinatario final, ya sea un colegio, una actividad extraescolar o cualquier otro tercero legitimado.
Cómo solicitar esta información de forma segura ante el juzgado
Mientras las nuevas directrices se implantan de forma generalizada, conviene que tanto progenitores como centros educativos conozcan cómo actuar:
- Solicitar al juzgado, en lugar de una copia completa de la sentencia, un testimonio parcial o certificación limitada a los extremos relativos a la custodia, el régimen de visitas o las personas autorizadas para la recogida del menor.
- Si el centro escolar exige la resolución completa, valorar si esa exigencia está justificada o si basta con la certificación parcial, y plantearlo así ante la dirección del centro.
- Cuando ya se ha entregado documentación completa en el pasado, revisar con el centro qué copias conserva y durante cuánto tiempo, para asegurarse de que no permanecen almacenadas más allá de lo necesario.
- Los propios centros educativos deberían revisar sus protocolos internos de custodia académica y establecer, como política general, que solo se solicite la información estrictamente necesaria para la gestión escolar del menor.
En resumen: la costumbre de entregar sentencias y convenios reguladores completos a terceros ajenos al procedimiento judicial es una práctica que, aunque extendida, encaja mal con el RGPD. Las nuevas directrices del CGPJ y la AEPD ofrecen una vía concreta —los testimonios y certificaciones parciales— para que los colegios obtengan la información que realmente necesitan sin que ello suponga exponer datos familiares sensibles de los menores y de sus progenitores.
Si eres un centro educativo y quieres revisar tu protocolo de tratamiento de documentación familiar, en Dataibérica podemos ayudarte a aplicar el principio de minimización a estos procesos.
Fuente principal: elDerecho.com — «Directrices para garantizar una mayor protección de los datos personales de menores».
