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Una gerente de Mercadona con casi veinte años de antigüedad en la empresa copió en un USB personal 185 archivos que había extraído del almacenamiento en la nube corporativo. No eran documentos que necesitara para su trabajo diario: informes semanales, formación en costes de producción, datos de compras de inmuebles y alquileres, gestores de nóminas, organigramas, planning de formación y otros contenidos internos de acceso restringido. La empresa la despidió por causas disciplinarias y, tras pasar por el juzgado de lo social, el Tribunal Superior de Justicia de la Comunitat Valenciana y finalmente el Tribunal Supremo, el despido ha quedado confirmado como procedente. El caso es una lección clara sobre el peso real que tiene, en un litigio laboral, una cláusula de confidencialidad bien redactada y firmada.
El caso: un gerente copia 185 archivos confidenciales a un USB personal
La trabajadora prestaba servicios para Mercadona desde 2007 y ocupaba el cargo de gerente. Como parte de esa relación laboral, había firmado el código de buena conducta de la empresa, comprometiéndose expresamente a salvaguardar la confidencialidad de la documentación a la que tuviera acceso por razón de su puesto.
En abril de 2023 extrajo del sistema en la nube de la compañía 185 archivos informáticos —que, según quedó acreditado, no requería para desempeñar sus funciones— y los introdujo en un dispositivo USB de su propiedad. Entre esos archivos había desde vídeos de formación y calculadoras de horas hasta documentación sobre compras de inmuebles, carnés homologados o informes de visitas: información interna que, aunque no siempre encaje en la definición estricta de «dato personal» del RGPD, sí constituye secreto empresarial y documentación confidencial protegida contractualmente.
Por qué el Supremo confirma el despido incluso estando de baja médica
Una semana después de copiar los archivos, la trabajadora inició una baja por incapacidad temporal con diagnóstico de trastorno adaptativo con ansiedad, situación en la que permaneció varios meses. Fue precisamente durante esa baja cuando Mercadona le comunicó el despido disciplinario. La trabajadora impugnó la decisión alegando que debía declararse nula por vulneración de derechos fundamentales, al haberse ejecutado mientras estaba de baja, o subsidiariamente improcedente por no ser los hechos suficientemente graves.
Tanto el juzgado de lo social como el TSJ de la Comunitat Valenciana rechazaron esos argumentos, y el Tribunal Supremo ha hecho lo mismo al desestimar el recurso de casación. La Sala de lo Social considera acreditada la «irregular actuación» de la empleada y concluye que queda desvirtuado cualquier indicio de discriminación o vulneración de derechos fundamentales: el despido no se produjo por la baja médica, sino por una conducta previa, objetiva y ya consumada antes de que esta se iniciara. Es una distinción que muchas empresas pasan por alto cuando temen actuar por si el trabajador afectado está de baja: si la causa disciplinaria es anterior y está probada, la coincidencia temporal con una incapacidad temporal no blinda al empleado.
El código de buena conducta como base jurídica del despido disciplinario
El elemento que sostiene todo el caso no es una norma general de protección de datos, sino un documento interno: el código de buena conducta firmado por la propia trabajadora. Gracias a él, Mercadona pudo demostrar que la empleada era «perfectamente conocedora» de que su actuación contravenía un compromiso expreso de confidencialidad. El Supremo lo resume señalando que la conducta supone una «quiebra de la confianza depositada por la mercantil en ella», motivo suficiente para calificar los hechos como falta muy grave.
Este matiz es clave para cualquier empresa, y no solo para las grandes superficies. Sin un documento firmado que defina qué información es confidencial y qué se espera del empleado respecto a ella, resulta mucho más difícil acreditar en juicio que una extracción masiva de archivos constituye un incumplimiento grave y culpable. La cláusula de confidencialidad no es papeleo decorativo: es la prueba documental que convierte una sospecha en una falta disciplinaria sancionable.
Cómo redactar cláusulas de confidencialidad de datos que blinden a tu empresa
Del análisis de este caso —y de otros similares que llegan habitualmente a los tribunales— se pueden extraer varias claves prácticas para que la cláusula de confidencialidad de tu empresa realmente cumpla su función si algún día necesitas invocarla:
- Firma individual y expresa. No basta con incluirla en el convenio colectivo o en un manual genérico; el empleado debe firmarla de forma individualizada, idealmente al inicio de la relación laboral y de nuevo si cambia de puesto o de nivel de acceso.
- Definición concreta de qué es confidencial. Cuanto más detallado esté el tipo de información protegida —datos de clientes, informes financieros, documentación de RRHH, secretos comerciales—, más difícil será para el trabajador alegar desconocimiento.
- Prohibición explícita de copiar o extraer datos a dispositivos personales. La cláusula debe mencionar específicamente USB, discos externos, correo personal o servicios de nube ajenos a la empresa como canales prohibidos de salida de información.
- Registro y trazabilidad técnica. Además del compromiso escrito, conviene que la empresa pueda auditar accesos y descargas del sistema en la nube, para poder demostrar en juicio, como en este caso, qué archivos se extrajeron y cuándo.
- Coherencia con el régimen disciplinario del convenio. La cláusula debe conectar con las faltas muy graves recogidas en el convenio colectivo aplicable, de modo que el despido disciplinario tenga un encaje normativo claro y no dependa solo de la interpretación de un juez.
Una cláusula de confidencialidad bien construida no evita que un empleado intente extraer información sensible, pero sí determina si la empresa podrá defender con éxito el despido cuando eso ocurra. Este caso demuestra que, incluso ante un litigio que llega hasta el Tribunal Supremo, un documento firmado con claridad años atrás puede ser la diferencia entre un despido confirmado y una indemnización que la empresa nunca esperó pagar.
En Dataibérica ayudamos a empresas a redactar y revisar cláusulas de confidencialidad y códigos de buena conducta que protejan su información frente a accesos y copias no autorizadas por parte del personal. Si quieres revisar tu caso, contacta con nosotros.
Fuente: Economist & Jurist
